O que é Robotic Process Automation (RPA) e como pode facilitar seu trabalho?

Imagine que você passa horas repetindo as mesmas tarefas no Excel: copiar e colar dados, gerar relatórios e organizar planilhas. E se te disséssemos que há uma maneira de automatizar tudo isso, liberando seu tempo para focar no que realmente importa? Robotic Process Automation (RPA) é a tecnologia que pode transformar seu dia a dia.

Mas como isso funciona? Será que você precisa ser um expert em programação para utilizá-la? Vamos explorar como o RPA pode revolucionar suas tarefas cotidianas.

O que é RPA?

Robotic Process Automation (RPA), ou Automação Robótica de Processos, é uma tecnologia que permite automatizar tarefas repetitivas realizadas por seres humanos em computadores. Pense em RPA como um “robô digital” que pode seguir passos predefinidos para imitar ações que você faz em seu computador, como clicar em botões, preencher formulários ou mover arquivos de uma pasta para outra.

Por exemplo, imagine que você trabalha em um escritório e frequentemente precisa acessar o e-mail para verificar se há novos boletos para baixá-los e organizá-los em uma planilha. Essa tarefa pode ser demorada e cansativa, especialmente se precisar ser feita repetidamente. Com o RPA, um “robô” pode realizar essas ações de forma automática, economizando tempo e reduzindo erros humanos, como é o caso do projeto Lendo boletos com Python, da Asimov Academy, que se encontra na videoaula abaixo.

Nele, ensinamos a utilizar diversas bibliotecas de programação para criar um código capaz de navegar pelo e-mail em busca de arquivos no formato PDF. Esse código irá identificar quais desses arquivos são boletos para separá-los em uma pasta específica e montar uma planilha do Excel indicando os assuntos e códigos de barras para pagamento. Este é um típico exemplo de RPA.

Exemplos de RPA

Diversas empresas ao redor do mundo estão implementando RPA para melhorar sua eficiência operacional. Por exemplo, bancos utilizam RPA para processar grandes volumes de dados financeiros com precisão, enquanto empresas de telecomunicações automatizam o atendimento ao cliente, reduzindo o tempo de resposta e aumentando a satisfação do cliente.

No ambiente de escritório, RPA pode automatizar tarefas como:

• Processamento de folhas de pagamento;
• Geração de relatórios financeiros;
• Extração de dados de e-mails e inserção em planilhas;
• Preenchimento automático de formulários.

Essas são atividades que, normalmente, consomem muito tempo dos profissionais e são propensas a erros. Porém, com a automação, é possível transformar processos tradicionais em operações mais ágeis e eficientes.

Vantagens de usar RPA no trabalho

Os benefícios do RPA são inúmeros. Ele pode aumentar a eficiência, reduzir erros, melhorar a conformidade e liberar os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e criativas. Imagine não ter que passar horas digitando dados ou gerando relatórios manualmente!

Implementar RPA no dia a dia oferece várias vantagens, como:

• Aumento de produtividade: realiza-se as tarefas rotineiras rapidamente e sem interrupções.
• Redução de erros: robôs seguem regras estabelecidas rigorosamente, minimizando a chance de erros humanos.
• Liberação de tempo para atividades estratégicas: funcionários podem se concentrar em tarefas mais estratégicas e criativas, enquanto a automação gerencia as rotinas.
• Facilidade de uso: mesmo para quem não tem conhecimento técnico, muitas ferramentas de RPA são projetadas para serem fáceis de usar, permitindo que qualquer pessoa possa configurar automações simples.

Estas vantagens tornam o RPA uma solução ideal para melhorar a eficiência operacional em diversos contextos, especialmente em áreas como finanças, recursos humanos e atendimento ao cliente.

Como implementar RPA em uma empresa?

A implementação de RPA é adaptável a diversos setores e processos, independentemente do tamanho da empresa. Para garantir uma aplicação eficaz, siga algumas etapas essenciais:

1. Identificação de necessidades

Avalie quais processos repetitivos e de baixo valor agregado são ideais para automação, focando naqueles que reduzem a eficiência.

2. Escolha de fornecedores de software

Defina critérios para selecionar a melhor solução RPA. Considere solicitar demonstrações para avaliar a aplicabilidade do software.

3. Implementação de um projeto-piloto

Antes da adoção completa, integre o RPA aos sistemas existentes e ofereça treinamento aos colaboradores. Envolva a equipe de TI para documentar e monitorar a operação inicial, permitindo ajustes necessários.

4. Gerenciamento contínuo

Acompanhe a performance do RPA, identificando sucessos e melhorias. Essa gestão contínua garante que a automação seja eficiente e sustentável.

Diferenças entre RPA e outras formas de automação

O RPA é uma solução mais flexível e poderosa em comparação com outras formas de automação, como macros do Excel ou scripts de VBA, pois pode integrar múltiplos sistemas e aplicativos. Diferentemente de automações tradicionais que exigem alterações na infraestrutura de TI, o RPA utiliza as mesmas interfaces que os humanos, sendo mais fácil de implementar. Além disso, ele imita ações humanas em interfaces de software, ideal para tarefas repetitivas que não requerem interpretação, tornando-o acessível até para empresas com infraestrutura de TI simples.

Facilidade de implementação

RPA geralmente não requer mudanças nos sistemas existentes, uma vez que trabalha diretamente com as interfaces de usuário, imitando a interação humana. Isso difere da automação baseada em APIs, que pode exigir uma programação extensa e customização. Por exemplo, enquanto uma automação tradicional pode demandar semanas ou meses de implementação, é possível configurar um robô de RPA em questão de dias para executar tarefas repetitivas em planilhas de Excel.

Escalabilidade

Sistemas tradicionais de automação podem ser mais difíceis de escalar, pois exigem um esforço contínuo de desenvolvimento e manutenção de códigos. Já o RPA pode ser facilmente replicado e ampliado para novos processos ou departamentos, com menor necessidade de intervenção técnica.

Flexibilidade

RPA é extremamente flexível, pois pode ser aplicado a praticamente qualquer processo que envolva interação com sistemas digitais. Isso o diferencia de scripts personalizados, que podem ser limitados a tarefas específicas e necessitam de constantes ajustes à medida que os processos mudam.

Uso de recursos humanos

Em automações convencionais, há a necessidade de especialistas em TI para criar e gerenciar a automação. O RPA, no entanto, pode ser configurado por usuários de negócios com pouca ou nenhuma experiência em programação, graças às suas interfaces amigáveis e capacidades de arrastar e soltar.

Essas diferenças destacam o RPA como uma ferramenta poderosa e acessível, especialmente em ambientes de trabalho de escritório, onde a demanda por eficiência é alta e pode haver limitação nos recursos de TI.

RPA é uma inteligência artificial?

Embora Robotic Process Automation (RPA) e Inteligência Artificial (IA) possam parecer semelhantes, eles têm propósitos distintos. O RPA automatiza tarefas repetitivas baseadas em regras, imitando ações humanas em sistemas digitais, enquanto a IA foca em aprender e tomar decisões em cenários mais complexos. O RPA, por exemplo, pode automatizar processos administrativos, enquanto a IA pode realizar análises preditivas. Algumas empresas combinam ambas, criando a Automação Inteligente (Intelligent Automation), que une RPA, IA, análise de dados e workflows, ampliando a eficiência dos processos empresariais.

Como o RPA difere da Automação Inteligente?

RPA atua em processos rígidos e repetitivos, enquanto a Automação Inteligente combina IA e outras tecnologias para realizar tarefas com análise, tomada de decisões e adaptação, oferecendo uma automação mais flexível e abrangente.

Exemplos de RPA e IA em conjunto

Quando integrados, o RPA coleta dados de várias fontes e a IA interpreta esses dados. No atendimento ao cliente, por exemplo, o RPA automatiza a coleta de informações, e a IA analisa o sentimento do cliente, oferecendo uma resposta personalizada e eficiente.

Automação Robótica de Processos e programação: dúvidas frequentes

RPA é para todos?

Aprender RPA pode parecer intimidante para iniciantes, mas, na verdade, é acessível para todos. Com ferramentas intuitivas e recursos que simplificam a programação, o processo de aprendizado pode ser mais fácil do que você imagina. Além disso, muitas plataformas de RPA oferecem ambientes visuais, onde você pode criar automações sem a necessidade de codificação avançada.

RPA requer conhecimento em programação?

Muitas soluções de RPA são desenvolvidas para serem acessíveis até mesmo para usuários sem experiência em programação. Ferramentas de RPA frequentemente utilizam interfaces visuais que permitem a criação de fluxos de trabalho automatizados por meio de “arrastar e soltar”, dispensando a necessidade de codificação. No entanto, o conhecimento em programação pode expandir as capacidades do RPA, permitindo personalizações mais complexas e integrações robustas.

Python pode ser usado em RPA?

Sim, Python pode ser uma ferramenta poderosa quando utilizado em RPA. Embora muitas plataformas de RPA forneçam suas próprias linguagens ou frameworks, Python é frequentemente usado para estender funcionalidades, integrar diferentes sistemas ou até mesmo automatizar tarefas complexas que exigem maior controle e precisão. Seu uso em RPA permite criar scripts personalizados, tratar dados de maneira eficiente e implementar automações sofisticadas que vão além das capacidades básicas oferecidas pelas ferramentas padrão.

Como um iniciante em Python pode começar com RPA?

Se você já possui conhecimentos básicos em Python, iniciar em RPA será um processo mais simples. Python é amplamente utilizado em RPA devido à sua versatilidade e simplicidade. Para começar, você pode explorar bibliotecas específicas de Python voltadas para automação, como pyautogui e robotframework. Comece com projetos pequenos, como automatizar tarefas repetitivas no Excel, e, gradualmente, avance para processos mais complexos.

Quais são os softwares mais conhecidos de RPA?

Existem diversas ferramentas populares no mercado para a implementação de RPA, cada uma com suas características e especificidades. Algumas das mais conhecidas incluem:

UiPath

Uma das ferramentas de RPA mais amplamente utilizadas, conhecida por sua interface amigável e uma grande variedade de integrações.

Automation Anywhere

Focada em grandes empresas, essa ferramenta oferece funcionalidades robustas e é conhecida por sua flexibilidade e escalabilidade.

Blue Prism

Frequentemente utilizada em ambientes corporativos que exigem alta segurança e conformidade, ideal para processos mais sensíveis.

Microsoft Power Automate

Ferramenta que permite criar fluxos de trabalho entre diversos aplicativos e serviços, integrando facilmente com Microsoft 365 e outros sistemas.

Essas ferramentas permitem que empresas de todos os tamanhos implementem automações que economizam tempo e reduzem erros em tarefas repetitivas.

Quando optar por um software pronto de RPA ou criar o próprio RPA?

A escolha entre contratar um software pronto de RPA ou desenvolvê-lo internamente depende de vários fatores, como custo, complexidade e recursos técnicos disponíveis.

Software pronto de RPA

Optar por ferramentas prontas, como as citadas no tópico anterior, é ideal para empresas que buscam rapidez na implementação, têm processos comuns passíveis de automatização e, principalmente, quando a empresa não tem uma equipe interna de TI.

Essas soluções oferecem suporte, atualizações e integração rápida com outros sistemas. No entanto, o custo de licenciamento pode ser elevado, especialmente em projetos de longo prazo.

Criar o próprio RPA

Desenvolver uma solução RPA interna pode ser mais econômico a longo prazo, mas exige uma equipe de TI interna, que seja capaz de personalizar o sistema para atender às necessidades específicas da empresa. Embora isso possa representar um custo inicial maior em termos de mão de obra e tempo de desenvolvimento, o controle total sobre o código e a flexibilidade para ajustes futuros são grandes vantagens.

Em resumo, soluções prontas são indicadas para quem precisa de agilidade e simplicidade, enquanto o desenvolvimento interno é mais viável para empresas que desejam uma automação personalizada e têm os recursos para mantê-la.

Como criar um robô RPA do zero?

Criar um robô RPA do zero pode parecer desafiador, mas com as ferramentas certas, é um processo acessível. Aqui está um passo a passo básico:

1. Identifique o processo a ser automatizado

O primeiro passo é identificar uma tarefa repetitiva e de baixo valor agregado, como copiar dados de planilhas ou gerar relatórios. Esses processos manuais são ideais para RPA.

2. Mapeie o fluxo de trabalho

Descreva cada etapa da tarefa. Isso ajuda a entender o que o robô deve fazer e quais são os pontos críticos a serem automatizados.

3. Escolha as ferramentas adequadas

Você pode optar por desenvolver um RPA com Python, utilizando bibliotecas como Selenium e PyAutoGUI.

Navegando na Internet Automaticamente com Selenium

Automatizando Tudo no seu Computador com PyAutoGUI

4. Desenvolva e teste o robô

Se você estiver criando com Python, programe cada etapa para que o robô execute as ações como abrir arquivos, copiar dados, enviar e-mails, etc. Teste o robô em diferentes cenários para garantir que ele funcione corretamente.

5. Monitore e faça ajustes

Após implementar o robô, monitore seu desempenho e ajuste conforme necessário. Automação eficiente requer manutenção contínua.

Trilha Python Office

Quer aprender como criar suas próprias automações com Python e revolucionar seu trabalho? Conheça a Trilha Python Office da Asimov Academy, que vai te ensinar a usar Python para automatizar tarefas no ambiente Office, mesmo que você esteja começando do zero!

Python Office